KMU-Logistikdienstleister TFM baut auf SISA- Hohe Effizienz durch integrierte Lösungen

Ausgangslage

Der am Flughafen Zürich domizilierte Logistikdienstleister Total Freight Management (TFM) hat sich seit seiner Gründung im Jahr 1998 erfolgreich als internationale Luft- und Seefrachtspedition etabliert. Zudem reüssiert das Unternehmen in verschiedenen Nischenmärkten. Dazu gehören zeitkritische und temperatursensible Waren, IT-basierte Ersatzteillogistik sowie der trendige Wachstumsbereich eCommerce.

Bereits 2002 entwickelte das Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie und hat gezielt in IT-Hard- und Software investiert. Um mit der rasanten tech­no­lo­gi­schen Entwicklung Schritt zu halten und steigende Warenvolumen noch kosteneffizienter abwickeln zu können, beschloss TFM Anfang dieses Jahrzehnts, die bestehenden IT-Systeme zu erneuern respektive zu ersetzen. Gleichzeitig bot sich die Gelegenheit, zu­sam­men mit zwei befreundeten Speditionen eine Art Ein­kaufs­ge­mein­schaft zu bilden. 2010/2011 haben die drei Unternehmen die Evaluation für Speditions- und Verzollungslösungen gestartet.

Zielsetzung

TFM hatte sich dabei folgende Ziele für die neue Software gesetzt:

• Best-in-class-Lösungen zu attraktiven Kosten
• Digitalisierung und Automatisierung möglichst vieler Prozesse im Bereich Spedition, Verzollung, Finanz und Controlling
• Bessere Steuerung betrieblicher Prozesse
• Datenauswertung zur Steigerung der eigenen Prozess­qualität
• Hohe Kosteneffizienz
• Mehr Transparenz für die Supply Chain
• Reduzierung des Personalbedarfs trotz steigender Umsatzvolumina
• Hohe Skalierbarkeit
• Hohes Mass an Datenintegration
• Webbasierte SaaS-Lösung (Software as a Service)
• Projektmanagement und Begleitung der Software-Implementierung durch externe, erfahrene Projekt­manager
• Effizientes und kompetentes Helpdesk des Anbieters.
• Automatische Software-Updates durch Serviceprovider.

Lösung

Am 1. Januar 2012 nahm TFM die SISA Gesamtlösung - nach einer intensiven Testphase - in Betrieb. Diese setzt sich aus den Applikationen Trans-it (Speditionslösung), Declare-it (Zolllösung), Report-it (Auswertungs-Tool) sowie dem Buchhaltungssystem zusammen. Die Applikationen werden seither durch SISA laufend aktualisiert, neuen gesetzlichen Anforderungen sowie individuellen Kunden- und Projektbedürfnissen angepasst. „Die Systeme laufen sehr stabil und zu unserer vollen Zufriedenheit“, sagt Jean-Claude Rossé, CEO, TFM.

Seit dem 1. Januar 2017 wird das neue Buch­hal­tungs­sys­tem Xpert.Finance vom SISA-Partner Soreco AG eingesetzt.

Das Finanzsystem ist in die Speditionssoftware Trans-it integriert. Trans-it erfüllt alle IT-Anforderungen eines modernen Logistikunternehmens in den Bereichen Kontinentalverkehr, See- und Luftfracht und unterstützt alle operativen Tätigkeiten. Das mehrstufige Dossier-konzept ermöglicht TFM, Groupage und Subgroupage von Aufträgen durchgängig abzubilden. Ein effizientes Controlling erlaubt umfassende Auswertungs- und Kontrollmöglichkeiten über das gesamte operative Geschäft, Abteilungen, Verkehrsbereiche, Kunden und einzelne Dossiers. Zudem können mit den Daten kundenspezifische Quality Reports erstellt werden.

Die Integration mit der SISA Zollsoftware Declare-it erhöht die Effizienz und Transparenz der Geschäfts­abläufe zusätzlich. Declare-it unterstützt alle Schweizerischen Zoll- und Transitverfahren mit den eigenständigen Modulen Declare-it Import, Declare-it Export und Declare-it Transit. Declare-it erlaubt eine weitgehend automatisierte Verzollung gerade auch bei sehr grossen Verzollungsvolumina. Die SISA-Applikation wurde in mehrmonatiger Projektarbeit für die An­for­de­run­gen von TFM, deren Kunden und internationalen Partnern optimiert. Die Applikation erfüllt deshalb nicht nur die Kundenerwartungen im traditionellen Speditionsgeschäft sondern auch im sehr zeitsensitiven und schnellen eCommerce-Segment.

Kundennutzen

TFM verfügt so über ein ganzheitliches und sehr stabiles ERP-System aus einer Hand, das alle Bedarfe eines mo­der­nen Logistikdienstleisters abdeckt. „Trans-it gibt uns die Möglichkeit, die Zusammenarbeit mit internationalen Partnern sehr effizient zu gestalten und auf individuelle Bedürfnisse von Kunden einzugehen. Mit Declare-it können wir die Zollabwicklung für unsere Kunden höchst effizient und optimiert vornehmen. Die Software erfüllt auch alle Anforderungen der Schweizer Zoll- und Steu­er­be­hör­den“, erläutert Jean-Claude Rossé.

Trans-it und Declare-it sind beliebig skalierbar. „Erst dank der SISA-Systeme war es uns möglich, auch sehr hohe Sendungs­vo­lu­men effizient zu verarbeiten", ergänzt Jean-Claude Rossé. „Wir können unseren Kunden standardisierte, in­di­vi­du­el­le und sehr effiziente Logistik- und Verzollungslösungen anbieten. Das ist immer öfter matchentscheidend.“

Der hohe Integrations- und Automatisierungsgrad der verschiedenen Soft­ware­lö­sun­gen er­möglicht eine äusserst effiziente Arbeitsweise und eine nahtlose Integration der ope­ra­tiven Prozesse mit der Finanz- und Be­triebs­buchhaltung. Das System meldet Un­stim­mig­kei­ten im Liefer­prozess sofort. Dadurch kön­nen Fehler schneller be­ho­ben werden. So gibt es weniger Re­kla­ma­tio­nen und Nacharbeit.

Die SISA-Software er­möglicht einen rei­bungs­losen Aus­tausch zwischen un­ter­schied­li­chen IT-Sys­te­men und die In­te­gr­ation von vor­handenen Daten in beliebigen Formaten. Kun­den­an­bindungen so­wie der Da­ten­aus­tausch mit ERP- und CMS-Sys­te­men, Web­platt­formen, Kunden und Lie­fe­ran­ten sind Teil dieses Gesamt­systems. Die Software bietet TFM sowie deren Kunden und Lie­fe­ran­ten somit ein hohes Mass an Stan­dar­di­sie­rung, Integration und Auswertbarkeit.

Die bewusst gewählte Web-basierte Cloud-Lösung hält die Kosten tief und die Flexibilität hoch. Auch mobiles Arbeiten ist möglich. So können Verzollungen, AWB und Barcode-Labels auch ausserhalb des Büros erstellt werden.

Seit Mitte 2013 ist TFM sehr erfolgreich im e-Commerce-Segment unterwegs. „Das SISA-Knowhow in Bezug auf Daten- und Systemintegration und die umfassende Zollberatung waren entscheidend für die Gewinnung verschiedener Neukunden“, so Jean-Claude Rossé.

Projekt Quick-Wins

• Kosteneffizienz
• Transparenz
• Einfache Zoll-, Transport- und Retourenabwicklung
• Bessere Kommunikation mit internationalen Kunden und Partnerunternehmen
• Integrierte E-Commerce Logistik
• Automatisierung ermöglicht Volumensteigerung ohne Zusatzpersonal

Autor: Ursula Schmeling, UFS Marcom